Kitagebühren steuerfrei erstatten

Die Sonne scheint und nicht nur Familien mit Kindern freuen sich auf den Sommerurlaub. Das Kitajahr endet und für einige Kinder beginnt nach den großen Ferien die Schule. Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern bislang Kitagebühren steuerfrei erstattet haben, sollten daher zeitnah nachfragen, ob die Kinder weiterhin eine Kindertagesstätte oder ab Herbst die Schule besuchen.

Steuerfreiheit für Kinderbetreuung

Lohn- und einkommensteuerfrei sind zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen des Arbeitgebers zur Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern der Arbeitnehmer in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen. Dies gilt auch, wenn der nicht beim Arbeitgeber beschäftigte Elternteil die Aufwendungen trägt. Zuwendungen des Arbeitgebers an einen Kindergarten oder eine vergleichbare Einrichtung, durch die er für die Kinder seiner Arbeitnehmer ein Belegungsrecht ohne Bewerbungsverfahren und Wartezeit erwirbt, sind den Arbeitnehmern nicht als geldwerter Vorteil zuzurechnen.     

Gehaltsumwandlung ist nicht begünstigt

Die Erstattung der Kitagebühren muss vom Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erfolgen, d.h. eine Gewährung der Leistungen im Rahmen einer Gehaltsumwandlung ist nicht steuerfrei. Leistungen des Arbeitgebers werden für eine Beschäftigung nur dann zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht, wenn

• die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet,
• der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt,
• die Leistung nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt und
• bei Wegfall der Leistung der Arbeitslohn nicht erhöht wird.

Begünstigte Einrichtungen

Für die Steuerfreiheit ist es gleichgültig, ob die Unterbringung und Betreuung in betrieblichen oder außerbetrieblichen Kindergärten erfolgt. Mit Kindergärten vergleichbare und somit ebenfalls begünstige Einrichtungen sind z. B. Schulkindergärten, Kindertagesstätten, Kinderkrippen, Tagesmütter, Wochenmütter und Ganztagspflegestellen. Die Einrichtung muss gleichzeitig zur Unterbringung und Betreuung von Kindern geeignet sein. Die alleinige Betreuung im Haushalt, z. B. durch Kinderpflegerinnen, Hausgehilfinnen oder Familienangehörige, genügt nicht.

Unterbringung und Betreuung

Begünstigt sind nur die Unterbringung und Betreuung der Kinder. Soweit Arbeitgeberleistungen auch den Unterricht eines Kindes ermöglichen, sind sie nicht steuerfrei. Das Gleiche gilt für Leistungen, die nicht unmittelbar der Betreuung eines Kindes dienen, z. B. die Beförderung zwischen Wohnung und Kindergarten, Sprachkurse oder Sportangebote.

Nicht schulpflichtige Kinder                              

Begünstigt sind nur Leistungen für nicht schulpflichtige Kinder. Ob ein Kind schulpflichtig ist, richtet sich nach dem jeweiligen Schulgesetz, das in jedem Bundesland unterschiedliche Stichtage für den Schulbesuch vorsieht. So kann ein Kind aufgrund der abweichenden Stichtage in einem Bundesland bereits schulpflichtig sein, in einem anderen jedoch noch nicht.

Die Schulpflicht ist aus Vereinfachungsgründen daher nicht zu prüfen bei Kindern, die

• das sechste Lebensjahr noch nicht vollendet haben oder
• im laufenden Kalenderjahr das sechste Lebensjahr nach dem 30. Juni vollendet haben, es sei denn, sie sind vorzeitig eingeschult worden, oder
• im laufenden Kalenderjahr das sechste Lebensjahr vor dem 1. Juli vollendet haben, in den Monaten Januar bis Juli dieses Jahres.

Den nicht schulpflichtigen Kindern stehen schulpflichtige Kinder gleich, solange sie mangels Schulreife vom Schulbesuch zurückgestellt oder noch nicht eingeschult sind. Wann die Schule beginnt, ist aufgrund der abweichenden Ferientermine jedes Jahr und für jedes Bundesland unterschiedlich.

Kitagebühren variieren je nach Bundesland

Doch nicht nur die Einschulungsstichtage und Ferienzeiten weichen ab, auch die Frage der Kitagebühren stellt sich als großer Flickenteppich dar, denn über die Gebühren entscheidet jedes Land und jede Kommune für sich. Während in Berlin und Mecklenburg-Vorpommern die Kitas bis auf die Verpflegung und Bastelmaterial vollständig kostenfrei sind, zahlen Eltern in anderen Bundesländern im Extremfall bis zu vierstellige Beträge. Das geht aus einer aktuellen Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW)[1] hervor. Besonders für Kinder unter drei Jahren ist die Kita-Betreuung teuer. Die Gebührenhöhe für Eltern hängt vor allem vom Wohnort, dem Alter des Kindes, der Anzahl der ebenfalls betreuten Geschwisterkinder, dem Betreuungsumfang sowie dem Einkommen ab.

Tipp: Arbeitgeber sollten sich von ihren Mitarbeitern neben dem Gebührenbescheid auch die Bescheide der jeweiligen Schulverwaltungen über eine erfolgte Rückstellung geben lassen und zu den Lohnunterlagen nehmen. Dies gilt insbesondere, wenn sich der Arbeitsplatz und die Kita des Kindes in unterschiedlichen Bundesländern befinden.

Hinweis: Arbeitgeber dürfen Leistungen zur kurzfristigen Betreuung von Kindern steuerfrei belassen, wenn die Betreuung aus zwingenden und beruflich veranlassten Gründen notwendig ist, auch wenn sie im privaten Haushalt des Arbeitnehmers stattfindet, soweit die Leistungen 600 Euro im Kalenderjahr nicht übersteigen. Daneben sind Leistungen in unbegrenzter Höhe an Dienstleistungsunternehmen für Beratungsleistungen hinsichtlich der Betreuung von Kindern bzw. die Vermittlung von Betreuungspersonen steuerfrei.

[1] Geis-Thöne, Wido, 2024, Elternbeiträge für die Kitabetreuung im regionalen Vergleich. Eine Auswertung der landesrechtlichen Regelungen und der Gebührenordnungen der Großstädte mit über 100.000 Einwohnern, IW-Report, Nr. 13, Köln