Bewirtungsaufwendungen gehören zu den Kostenpositionen, die sich Betriebsprüfer besonders genau anschauen. Zum einen ist die Abgrenzung zwischen betrieblich und privat veranlassten Kosten nicht immer eindeutig. Zum anderen sind bei geschäftlichen Bewirtungen besondere Aufzeichnungspflichten zu beachten. Werden diese nicht akribisch eingehalten, geraten Vorsteuer- und Betriebsausgabenabzug in Gefahr.
Nur 70 % der Kosten abzugsfähig
Bewirtungskosten sind vor allem Aufwendungen für Speisen, Getränke und andere zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel sowie deren Nebenkosten von untergeordneter Bedeutung, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen, wie Trinkgelder oder Garderobengebühren. Angemessene Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 % abziehbar, der Vorsteuerabzug ist hingegen zu 100 % zulässig. Unangemessene Kosten sind überhaupt nicht abzugsfähig.
Bewirtungsbelege einer Gaststätte müssen elektronisch erstellt sein
Bei der Bewirtung in einer Gaststätte genügen zwar per Hand erfasste Angaben zum Anlass und den Teilnehmern. Alle übrigen Details müssen jedoch aus der beizufügenden Rechnung ersichtlich sein. An diese Rechnungen werden von der Finanzverwaltung besondere Anforderungen gestellt. Sie müssen elektronisch erstellt sein und seit Januar 2023 auch die nötigen Angaben zur verwendeten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) enthalten. Dies bedeutet, dass seit 1. Januar 2023 auch die Zeit von der ersten Bestellung bis zum Abkassieren auf dem Bewirtungsbeleg angegeben sein muss sowie die eindeutige Transaktionsnummer und die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems bzw. Sicherheitsmoduls. Daneben gibt es viele weitere Angaben, die sich direkt aus dem Bewirtungsbeleg ergeben müssen, wie Ausstellungsdatum, Leistungszeitpunkt, Leistungsbeschreibung etc. Die Angaben können auch in einem optisch auslesbaren QR-Code zusammengefasst werden. Bei Rechnungen über 250 Euro (brutto) sind auch die Steuernummer, die Rechnungsnummer und der Leistungsempfänger anzugeben.
| Angaben auf elektronisch erstelltem Bewirtungsbeleg | Kleinbetragsrechnung bis 250 € (brutto) |
Rechnungen über 250 € (brutto) |
| vollständiger Name und vollständiger Anschrift des Bewirtungsbetriebes (Der Unternehmer muss sich eindeutig feststellen lassen) |
X |
X |
| Name des Bewirtenden (kann auch handschriftlich durch den Bewirtungsbetrieb [!] ergänzt werden) |
– |
X |
| Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (USt-IdNr.) des Bewirtungsbetriebes |
– |
X |
| fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer |
– |
X |
| Ausstellungsdatum und Leistungszeitpunkt (es genügt auch lediglich der Verweis auf das Ausstellungsdatum) |
X |
X |
| Leistungsbeschreibung („Menü 1″ oder Lunch-Buffet“ genügt; „Speisen und Getränke“ genügt nicht) |
X |
X |
| Entgelt und Umsatzsteuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz (jeweils aufgeschlüsselt nach Steuersätzen) |
X |
– |
| Entgelt, Umsatzsteuerbetrag sowie der anzuwendende Steuersatz (jeweils aufgeschlüsselt nach Steuersätzen) |
– |
X |
| seit 1. Januar 2023 (ggf. auch lediglich als QR-Code):
aus der TSE: Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und -endes sowie Transaktionsnummer und Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls |
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X |
| Ergänzungen durch den Bewirtenden (handschriftlich) | ||
| Anlass der Bewirtung |
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| Teilnehmer der Bewirtung |
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| Unterschrift |
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Angaben auf Bewirtungsbelegen
