Ab Januar 2020 sind alle Unternehmen, die ein elektronisches Aufzeichnungssystem zur Erfassung ihrer Bareinnahmen nutzen, gesetzlich verpflichtet, ihren Gästen oder Kunden einen Beleg mit einem Mindestumfang an Daten zur Verfügung zu stellen. Diese sogenannte Belegausgabepflicht bedeutet, dass der Beleg unmittelbar nach Beendigung des Bezahlvorgangs entweder auszudrucken oder dem Gast in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen ist. Entscheidet sich der Unternehmer für die Papiervariante, ist der Beleg immer auszudrucken. Zudem muss der Ausdruck an einem Ort erfolgen, an dem die Gäste die Möglichkeit zur Mitnahme des Beleges haben. Diese sind aber nicht zur Mitnahme verpflichtet.
Möchte der Unternehmer seinem Gast den Beleg elektronisch übermitteln, bedarf es hierzu der Einwilligung des Gastes. Dies kann der Gast beispielsweise durch Übermittlung seiner E-Mail-Adresse oder Nutzung einer Beleg-App tun. Der Beleg ist ihm dann in einem der üblichen Datenformate bereitzustellen. Diese sind nach Ansicht der Finanzverwaltung solche, die mit einer kostenfreien Standardsoftware lesbar gemacht werden können (z.B. JPG, PNG, PDF).
Damit der Beleg vom Fiskus leicht geprüft werden kann, muss er neben den jetzt schon existierenden Pflichtangaben bestimmte Zusatzangaben enthalten, die sich vornehmlich aus der neuen Kassensicherungsverordnung ergeben:
- Aufgliederung des Rechnungsbetrags je Zahlart
- Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und der Vorgangsbeendigung
- Transaktionsnummer des Vorgangs
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls der technischen Sicherheitseinrichtung
- Signaturzähler
- Prüfwert
- gegebenenfalls QR-Code
Unternehmer, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen veräußern, können einen Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht stellen. Die Finanzverwaltung legt diese allerdings sehr eng aus. Eine Befreiung soll nur gewährt werden, wenn nachweislich eine sachliche oder persönliche Härte für den einzelnen Unternehmer besteht. Dabei sollen die für die Belegausgabe entstehenden Kosten keine sachliche Härte darstellen. Praktisch sind damit kaum noch Anwendungsfälle für die Befreiung denkbar.
