Bei der Lohnabrechnung gibt es viele Dinge zu beachten. Und wehe, ein Schritt wird vergessen. Dann kann es schnell eng werden mit der fristgerechten Übermittlung von Anträgen und Meldungen. Denn zur Teilnahme an den Meldeverfahren zur Sozialversicherung benötigen Arbeitgeber eine Betriebsnummer von der Bundesagentur für Arbeit. Um diese zu beantragen, ist ab 1. Januar 2024 noch eine weitere Angabe erforderlich – die sogenannte Unternehmensnummer. Besonders Unternehmensgründer, die Arbeitnehmer einstellen, sollten hier genug Vorlaufzeit einplanen.
Unternehmensnummer von der Unfallversicherung
Alle Unternehmen in Deutschland, die Mitglied einer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse sind, haben seit Herbst 2022 eine neue bundesweit einheitliche Unternehmensnummer erhalten. Sie trat an die Stelle der bisherigen Mitgliedsnummer und war zwingend ab dem 1. Januar 2023 zu nutzen. Die Unternehmensnummer soll eine eindeutige Zuordnung von Unternehmern zu ihren Unternehmen sicherstellen. Für alle bereits bestehenden Firmen wurden die Unternehmensnummern allen meldepflichtigen Arbeitgebern maschinell an die Entgeltabrechnungsprogramme bzw. vorab per Post übermittelt. Die ersten zwölf Ziffern bilden die Unternehmernummer ab, die jeder Unternehmer bei erstmaliger Aufnahme einer unternehmerischen Tätigkeit von der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallversicherung erhält. Ist unklar, welcher Unfallversicherungsträger zuständig ist, können sich Unternehmer telefonisch bei der kostenlosen Hotline der Gesetzlichen Unfallversicherung erkundigen.
Die Unternehmernummer bleibt – wie die steuerliche Identifikationsnummer für natürliche Personen – dauerhaft bestehen. Auf die Unternehmernummer folgt eine Erweiterung um drei Endziffern, die für ein oder mehrere Unternehmen des Inhabers vergeben werden. Zusammen ergeben die Unternehmernummer und die Erweiterung dann die Unternehmensnummer.
Beispiel: Unternehmer U hat die Unternehmensnummer 1234 5678 9101. Er betreibt drei Unternehmen. Diese erhalten die Endziffern 001, 002, 003. Für das Unternehmen 1 lautet die Unternehmensnummer demzufolge dann 1234 5678 9101 001. Analog wird für die weiteren Unternehmen verfahren.
Kopplung der Daten notwendig
Damit das Statistische Bundesamt für das Unternehmensbasisdatenregister alle einem Unternehmen zugehörigen Betriebsnummern korrekt erfassen kann, müssen die Betriebsnummern und die Unternehmensnummern miteinander verknüpft werden. Welche Betriebsnummer zu welcher Unternehmensnummer gehört, wissen momentan nur die Arbeitgeber bzw. deren Entgeltabrechnungsprogramme.
Die Unfallversicherung ist aber gesetzlich verpflichtet, dem Statistischen Bundesamt die gekoppelte Unternehmens- und Betriebsnummer zu übermitteln. Für ab dem 1. Januar 2024 neu vergebene Betriebsnummern übermittelt die Bundesagentur für Arbeit die Unternehmensnummer gleich zusammen mit der Betriebsnummer an die Unfallversicherung. Erstmalig erfolgt diese Weiterleitung zum 1. Juni 2024. Die Unfallversicherung leitet die gekoppelten Nummern dann an das Statistische Bundesamt weiter.
Frist für die Datenübermittlung ist der 31. Mai 2024
Für bereits bestehende Unternehmen sind die Unfallversicherungsträger auf die Zuarbeit der Arbeitgeber angewiesen. Um nicht nur im Zuge von Änderungsmitteilungen eine Übermittlung der zugehörigen Unternehmensnummer zu erhalten, ist von allen Arbeitgebern bis zum 31. Mai 2024 eine sogenannte Initialmeldung an die Bundesagentur für Arbeit abzugeben. Dafür wird im Entgeltabrechnungsprogramm die Unternehmensnummer mit Meldegrund 09 (Datensatz Betriebsdatenpflege) übermittelt. Der Datensatz Betriebsdatenpflege dient Unternehmen dazu, der Bundesagentur für Arbeit die Änderungen ihrer Betriebsdaten mitzuteilen. Die Meldung wird vom Entgeltabrechnungsprogramm automatisiert ausgelöst.
Hinweis: Arbeitgeber, die kein Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, sondern Ausfüllhilfen wie das SV-Meldeportal, müssen die Initialmeldung dort aktiv anstoßen.
