Lebenslanges Lernen und berufliche Fortbildungen sind eine Selbstverständlichkeit geworden. Davon profitieren nicht nur die Arbeitnehmer selbst, sondern natürlich auch die Arbeitgeber. Beteiligen sich diese an den Fortbildungskosten oder übernehmen sie gar komplett, stellt sich die Frage nach der richtigen lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung. Aber auch wenn der Arbeitgeber die Kosten nicht übernimmt, sondern den Arbeitnehmern stattdessen zinslose oder verbilligte Darlehen gewährt, sind Besonderheiten zu beachten.
Kein Arbeitslohn bei eigenbetrieblichem Interesse
Bei beruflichen oder berufsbegleitenden Fort- und Weiterbildungen des Arbeitnehmers gehören die Aufwendungen des Arbeitgebers nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn diese Bildungsmaßnahmen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers durchgeführt werden. Dieses wird angenommen, wenn die Fortbildungsmaßnahme die Einsatzfähigkeit des Arbeitnehmers im Betrieb des Arbeitgebers erhöhen soll. Nicht arbeitsplatzbezogene Weiterbildungsmaßnahmen stellen hingegen grundsätzlich einen geldwerten Vorteil und somit Arbeitslohn dar, soweit nicht eine Steuerbefreiung greift.
Es ist gleichgültig, ob die Bildungsmaßnahmen am Arbeitsplatz, in zentralen betrieblichen Einrichtungen oder in außerbetrieblichen Einrichtungen durchgeführt werden. Ist der Arbeitnehmer Rechnungsempfänger, ist dies für ein ganz überwiegend betriebliches Interesse des Arbeitgebers unschädlich, wenn der Arbeitgeber die Übernahme bzw. den Ersatz der Aufwendungen allgemein oder für die besondere Bildungsmaßnahme vor Vertragsabschluss schriftlich zugesagt hat.
Hinweis: Wird die Erstattung der Weiterbildungskosten durch den Arbeitgeber dagegen vom erfolgreichen Bestehen der Abschlussprüfung abhängig gemacht, liegt ein steuer- und beitragspflichtiger Bonus vor.
Für die Annahme eines ganz überwiegenden betrieblichen Interesses des Arbeitgebers ist es nicht Voraussetzung, dass der Arbeitgeber die Teilnahme an der Bildungsmaßnahme zumindest teilweise auf die Arbeitszeit anrechnet. Tut er dies trotzdem, ist die Prüfung weiterer Voraussetzungen eines ganz überwiegenden betrieblichen Interesses des Arbeitgebers entbehrlich. Ebenso kommt es bei beruflichen Fort- und Weiterbildungsleistungen nicht darauf an, in welchem Umfang Rückforderungsmöglichkeiten des Arbeitgebers bestehen.
Steuerfreiheit für bestimmte Fortbildungskosten möglich
Das Einkommensteuerrecht sieht eine Steuerfreistellung der Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers für bestimmte Maßnahmen nach der Sozialgesetzgebung vor. Davon umfasst sind Weiterbildungen, welche Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten vermitteln, die über eine ausschließlich arbeitsplatzbezogene Fortbildung hinausgehen. Für eine Förderung des Arbeitnehmers durch die Bundesagentur für Arbeit sind weitere Voraussetzungen zu erfüllen. Bei dieser Art von Bildungsmaßnahmen ist von einem ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers auszugehen. Insoweit kommt der Steuerbefreiungsvorschrift lediglich klarstellende Bedeutung zu.
Die Steuerbefreiung gilt darüber hinaus auch für Weiterbildungsleistungen des Arbeitgebers, die der Verbesserung der allgemeinen Beschäftigungsfähigkeit des Arbeitnehmers dienen, wie beispielsweise Computerkurse; also Weiterbildungsmaßnahmen, die eine Fortentwicklung der beruflichen Kompetenzen des Arbeitnehmers ermöglichen.
Des Weiteren zahlt die Bundesagentur für Arbeit seit dem 1. April 2024 unter bestimmten Voraussetzungen ein Qualifizierungsgeld. Damit sollen Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterstützt werden, wenn der Verlust von Arbeitsplätzen durch Strukturwandel droht, die Unternehmen ihre Mitarbeiter aber durch die richtige Weiterbildung weiterbeschäftigen können. Weiterbildungskosten, die beim Qualifizierungsgeld vom Arbeitgeber zu tragen sind, bleiben ebenfalls steuerfrei.
Zinslos heißt nicht umsonst
Unterstützt der Arbeitgeber die Fortbildung durch ein verbilligtes oder zinsfreies Arbeitgeberdarlehen, sind diese Zinsvorteile grundsätzlich zu versteuern. Der Arbeitnehmer erlangt jedoch keinen steuerpflichtigen Zinsvorteil, wenn der Arbeitgeber ihm ein Darlehen zu einem marktüblichen Zinssatz gewährt. Zinsvorteile, die der Arbeitnehmer durch Arbeitgeberdarlehen erhält, sind Sachbezüge. Sie sind zu versteuern, wenn die Summe der noch nicht getilgten Darlehen am Ende des Lohnzahlungszeitraums 2.600 Euro übersteigt. Bei Überschreiten kann trotzdem eine Besteuerung unterbleiben, wenn der Zinsvorteil nicht die Freigrenze für Sachbezüge von 50 Euro pro Monat überschreitet oder es sich um eine Leistung im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers handelt.
Darlehensverzicht kann zu Arbeitslohn führen
Verzichtet der Arbeitgeber ausschließlich bei Bestehen der Prüfung auf die Darlehenstilgung, führt dies zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Ist das Arbeitgeberdarlehen jedoch nach den getroffenen Vereinbarungen nur dann zurückzuzahlen, wenn der Arbeitnehmer aus Gründen, die in seiner Person liegen, vor Ablauf des vertraglich festgelegten Zeitraums (in der Regel zwei bis fünf Jahre) aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet, ist zu prüfen, ob im Zeitpunkt der Einräumung des Arbeitgeberdarlehens die Voraussetzungen eines eigenbetrieblichen Interesses des Arbeitgebers vorlagen. Wird dies bejaht, ist der Verzicht auf die Darlehensrückzahlung kein geldwerter Vorteil.
Hinweis: Der BFH hat kürzlich zum Darlehensteilerlass bei sogenannten Aufstiegsfortbildungen entschieden. Im Streitfall war die Fortbildung nicht vom Arbeitgeber veranlasst. Das Kreditinstitut erließ dem Darlehensnehmer bei Bestehen der Fortbildungsprüfung einen bestimmten Prozentsatz des zu diesem Zeitpunkt noch nicht fällig gewordenen Darlehens für die Lehrgangs- und Prüfungsgebühren. Der Bundesfinanzhof urteilte, dass ein teilweiser Darlehenserlass bei der beruflichen Aufstiegsfortbildung zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führt, da insoweit Werbungskosten ersetzt wurden.
Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung
Ob vom Arbeitgeber finanzierte Fort- und Weiterbildungen einen geldwerten Vorteil und somit sozialversicherungspflichtiges Entgelt darstellen, richtet sich laut Rechtsprechung des Bundessozialgerichts nach der steuerrechtlichen Beurteilung. Liegen die Vorteile im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers oder können nach steuerrechtlichen Vorschriften steuerfrei bleiben, liegt grundsätzlich auch Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung vor.
