Die traditionelle Weihnachtsfeier ist in vielen Unternehmen ein Muss. Für den Arbeitgeber sind zwar alle mit einer Weihnachtsfeier verbundenen angemessenen Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehbar. Für den Arbeitnehmer können die Vorteile aber teilweise steuerpflichtigen Arbeitslohn darstellen. Vorteile aus Betriebsveranstaltungen sind nur steuer- und sozialversicherungsfrei, soweit sie den Freibetrag von 110 Euro je teilnehmenden Arbeitnehmer (für maximal zwei Veranstaltungen im Jahr) nicht überschreiten. Wer die 110-Euro einhalten will, sollte die Teilnehmerzahl vorsichtig kalkulieren, denn auch die sogenannten No-Show-Kosten sind mit in die Bewertung des geldwerten Vorteils der teilnehmenden Arbeitnehmer einzubeziehen.
Nehmen also viele angemeldete Arbeitnehmer krankheitsbedingt oder aus anderen Gründen an der Weihnachtsfeier nicht teil, kann der Vorteil für jeden teilnehmenden Arbeitnehmer schnell den Freibetrag von 110 Euro übersteigen. Werden auch die Partner der Arbeitnehmer zur Weihnachtsfeier eingeladen, so sind die für diesen angefallenen Kosten den jeweiligen Arbeitnehmern einzeln hinzuzurechnen.
Soweit der Freibetrag überschritten wird bzw. mehr als zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr stattfinden, kann der Arbeitgeber die Vorteile pauschal mit 25 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer versteuern und die Steuern übernehmen. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 27.03.2024 (VI R 5/22) klargestellt, dass die Pauschalierung mit 25 Prozent zzgl. SolZ auch dann zulässig ist, wenn eine Betriebsveranstaltung nicht allen Betriebsangehörigen offensteht. Sozialversicherungsbeiträge fallen nicht an, vorausgesetzt, die Pauschsteuer wird im Lohnabrechnungszeitraum der Leistung erhoben und gezahlt. Die bloße Möglichkeit der pauschalen Besteuerung reicht für die Beitragsfreiheit nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung nicht aus, sie muss tatsächlich und mit der Entgeltabrechnung durchgeführt werden. Diese seit 2016 geltende Regelung hat das Bundessozialgericht (BSG, Urteil vom 23.04.2024, B 12 BA 3/22 R) in einem aktuellen Urteil bestätigt.
Eine kleine Schonfrist gewähren die Sozialversicherungsträger bislang im Rahmen einer Billigkeitsregelung: Wird die Pauschalierung bis spätestens zum 28. Februar des Folgejahres (Abgabefrist der Lohnsteuerjahresbescheinigungen) nachgeholt, bleibt die Sozialversicherungsfreiheit erhalten. Wird der Vorteil erst später, z. B. im Rahmen einer Lohnsteuerprüfung pauschal versteuert, fallen Sozialversicherungsbeiträge an. Arbeitgeber müssen dann neben dem Arbeitgeber- auch noch den Arbeitnehmeranteil tragen.
Tipp: Prüfen Sie daher, ob die geldwerten Vorteile aus der Weihnachtsfeier 110 Euro je Arbeitnehmer übersteigen. Falls ja, ist die Pauschsteuer im Lohnabrechnungszeitraum der Weihnachtsfeier zu erklären und abzuführen.
